Linee Guida
1) Premessa
Il segretario comunale è un funzionario pubblico dipendente dal Ministero dell’Interno (l’art. 7, comma 31-ter, del D.L. n. 78 del 2010, così come convertito dalla L. n. 122 del 30/07/2010, ha disposto la soppressione dell’Agenzia Autonoma per la Gestione dell’Albo dei Segretari comunali e provinciali – AGES – e la successione a titolo universale del Ministero dell’Interno), che svolge le proprie funzioni presso gli Enti Locali a seguito di nomina da parte di un Sindaco o da un Presidente della Provincia.
2) Classificazione dei Comuni e fasce professionali dei segretari
L’art. 1 della Legge 8 giugno 1962 n. 604 stabiliva la classificazione dei Comuni nel modo seguente :
Classificazione dei comuni ai fini dell'assegnazione del segretario comunale
|
Classe del Comune |
Abitanti |
Qualifica del segretario |
|
4^ |
fino a 3.000 |
Segretario comunale Segretario capo |
|
3^ |
da 3.001 a 10.000 |
Segretario capo |
|
2^ |
da 10.001 a 65.000 |
Segretario generale di cl. 2^ |
|
1^/B |
da 65.001 a 250.000 (1) |
Segretario generale di cl. 1^ B |
|
1/^A |
oltre 250.000 |
Segretario generale di cl. 1^ A |
|
|
|
|
|
(1) e capoluoghi di provincia con popolazione superiore a 40.000 abitanti. |
||
Tale Legge stabiliva la classificazione dei Comuni in base alla popolazione residente (comma 1) nonché una serie di eccezioni (comma 3) per i comuni riconosciuti stazioni di cura, di soggiorno, di turismo o di importanti uffici pubblici. In dette ipotesi i comuni potevano avere l’assegnazione di un segretario di qualifica immediatamente superiore, con un apposito decreto del Ministro dell’Interno. A titolo esemplificativo, se un comune di classe 4^ (meno di 3.000 abitanti) era un comune con un ospedale o con un ufficio del registro ecc…, su sua richiesta veniva riclassificato in classe 3^ (popolazione tra i 3.001 ed i 10.000 abitanti) e, conseguentemente, poteva assumere la titolarità un segretario comunale capo.
Tale particolare classificazione serve ora solo ed esclusivamente per determinare a quale fascia professionale minima deve appartenere il segretario comunale che può assumere la titolarità di una sede di segreteria comunale.
Infatti l’art. 35 del decreto del Presidente della Repubblica 4 dicembre 1997 n. 465 ha abrogato l’art. 1 della citata legge 604/1962 e la classificazione delle sedi di segreteria è, attualmente, esclusivamente su base demografica.
Ai sensi del comma 5 dell’art. 31 del CCNL dei segretari comunali del 16 maggio 2001, il sindaco nomina il segretario dell’ente fra gli iscritti nella fascia professionale corrispondente all’entità demografica dello stesso, fatte salve le riclassificazioni intervenute con il precedente ordinamento.
Nelle convenzioni di segreteria la classe dell’ente (unica sede di segreteria comunale) è data dal totale della somma della popolazione residente in ciascun comune al 31 dicembre dell’anno antecedente alla costituzione della convenzione. Alla classificazione delle segreterie comunali convenzionate provvede, d’ufficio ed in via esclusiva, l’ente gestore dell’albo dei segretari comunali e provinciali al momento della costituzione della convenzione sulla base delle certificazioni anagrafiche di ciascun comune (sempre riferite al 31 dicembre dell’anno antecedente alla costituzione).
Qualora invece si dovesse riclassificare, per superamento della soglia demografica, una sede di segreteria singola o convenzionata (già esistente) si rende necessaria un’apposita richiesta formulata con delibera di Giunta Comunale, corredata dalla certificazione anagrafica attestante la popolazione residente al 31 dicembre dell’anno precedente, da inviare a questi uffici per l’adozione del necessario provvedimento costitutivo. Gli effetti del provvedimento di riclassificazione decorrono immediatamente se il segretario è in possesso dei requisiti per ricoprire la sede, altrimenti gli effetti sono posticipati al rinnovo elettorale o alla vacanza della sede. Per verificare la fascia professionale di appartenenza del segretario basta consultare il sito internet dell’Agenzia (www.agenziasegretari.it) alla voce “Albo segretari”.
3) Procedura di nomina del segretario titolare
La procedura di nomina del segretario titolare è specificata nella deliberazione dell’ex Agenzia Nazionale n. 150 del 15 luglio 1999, e successive modifiche ed integrazioni.
Le fasi del procedimento di nomina del segretario sono le seguenti:
|
FASE |
TERMINI DI ADEMPIMENTO |
MODELLI DA UTILIZZARE |
|
A) AVVIO DEL PROCEDIMENTO: Istanza del sindaco. |
- segreteria singola vacante: entro 60 gg. dalla vacanza |
|
|
- segreteria convenzionata vacante: entro 60 gg. dalla vacanza o, in caso di convenzione neo costituita, entro 60 gg. dal provvedimento di presa d'atto della costituzione della sede di segreteria convenzionata |
|
|
|
- segreteria interessata da elezioni comunali: entro il 94° giorno dall'insediamento del sindaco |
|
|
|
B) PUBBLICIZZAZIONE: |
Entro il 3° giorno lavorativo successivo alla ricezione dell'istanza del sindaco, la richiesta è inoltrata all'ufficio pubblicizzazioni. La pubblicazione avviene ogni martedì e venerdì sul sito internet del Ministero dell’Interno (ex Agenzia) (www.agenziasegretari.it) e vi resta per 10 giorni consecutivi per consentire ai segretari interessati di manifestare al sindaco l'interesse alla nomina nella sede pubblicizzata |
|
|
C) INDIVIDUAZIONE: Il sindaco, con decreto, individua il segretario e ne chiede l'assegnazione. |
Non prima che sia scaduto il termine di pubblicizzazione. In caso di elezioni comunali con sede coperta da un titolare, non prima del 61° giorno dall'insediamento |
|
|
D) ASSEGNAZIONE: Accertato il possesso dei requisiti da parte del segretario individuato, viene adottato e trasmesso (al sindaco richiedente ed al segretario individuato) il provvedimento di assegnazione. |
entro 3 giorni lavorativi dalla ricezione del decreto di individuazione |
|
|
E) NOMINA: Il Sindaco, ricevuto il provvedimento di assegnazione, adotta il decreto di nomina del segretario comunale titolare della sede, fissando il termine per l'assunzione in servizio. Il decreto va notificato al segretario. |
- entro 20 giorni dalla comunicazione del provvedimento di assegnazione |
|
|
- non oltre il 120° giorno successivo all'insediamento del sindaco in caso di elezioni. Decorso tale termine resta confermato il segretario titolare |
|
|
|
F) ACCETTAZIONE PRESA SERVIZIO Il segretario nominato accetta la nomina e conseguentemente prende effettivo servizio alla data indicata nel provvedimento di nomina. Decreto di nomina, accettazione e presa di servizio devono essere immediatamente trasmessi alla Sezione Regionale della ex Ages. |
|
|
4) Convenzioni di segreteria
a. Più comuni della stessa regione possono valutare l’opportunità di costituire, mediante una convenzione, un’unica sede di segreteria comunale che avrà un unico segretario comunale titolare (art. 98, comma 3, del D. Lgs. n. 267/2000, art. 10 del D.P.R. n. 465/1997).
L’unica deroga al requisito della territorialità regionale è prevista dall’art. 3 quater, del decreto legge 31 marzo 2005 n. 44, convertito nella legge 31 maggio 2005 n. 88, per i comuni con popolazione sino a 5.000 abitanti, appartenenti a regioni confinanti, purché ricorrano i presupposti e le condizioni previste.
b. Procedura di costituzione della sede di segreteria comunale convenzionata.
1) Il Consiglio Comunale di ciascun comune approva con deliberazione lo schema di convenzione concordato. (a titolo esemplificativo vedasi mod. 26)
2) divenute esecutive (o dichiarate immediatamente eseguibili) le deliberazioni consiliari di approvazione, i sindaci procedono alla stipula della convenzione, secondo tutti i requisiti formali di un contratto (in particolare: data e firme di tutti i sindaci).
La convenzione è costituita, ma non ancora giuridicamente efficace e ciascun comune convenzionato viene ancora considerato come sede singola di segreteria comunale, anche agli effetti di eventuali supplenze o reggenze.
3) Acquisita la suddetta documentazione e accertata, da parte degli uffici competenti, la completezza della stessa ed effettuati i riscontri di legge, con decreto prefettizio si procede alla:
a) PRESA D’ATTO della costituzione della nuova sede di segreteria comunale convenzionata;
b) CLASSIFICAZIONE con efficacia costitutiva, qualora sussista il presupposto demografico e fermo restando l’eventuale riclassificazione ministeriale della nuova sede di segreteria convenzionata;
c) Scioglimento della sede di segreteria comunale convenzionata
- Scioglimento per scadenza naturale. Alla scadenza la convenzione di segreteria cessa automaticamente di esplicare i suoi effetti, per cui ciascun comune ritorna sede unica di segreteria comunale ed il segretario comunale assume la titolarità di un solo comune, che, salvo diverso accordo formale tra i sindaci ed il segretario, sarà il comune capo convenzione. Verificatasi la scadenza, gli uffici del Ministero dell’Interno ex Ages prendono atto della cessazione della convenzione e provvedono alla cancellazione della sede di segreteria comunale convenzionata ed alla variazione di titolarità del segretario comunale.
- Scioglimento anticipato per risoluzione consensuale: Tale fattispecie si concretizza quando tutti i comuni che fanno parte della convenzione di segreteria esprimono, con le rispettive deliberazioni consiliari, la concorde volontà di sciogliere anticipatamente la convenzione di segreteria, in deroga alla scadenza naturale. Trattandosi di scioglimento anticipato rispetto alla scadenza naturale, il provvedimento costitutivo di scioglimento della sede di segreteria convenzionata ha efficacia dal giorno di presa d’atto da parte del Ministero dell’Interno ex Ages.
- Scioglimento anticipato per recesso unilaterale: La previsione che i singoli comuni possano recedere unilateralmente deve essere contenuta nell’atto di convenzione che ne disciplina modalità e termini. Innanzi tutto è necessario che il sindaco del comune recedente comunichi l’avvio del procedimento agli altri sindaci; il consiglio comunale del comune recedente delibera la volontà di recedere anticipatamente dalla convenzione sottoscritta; tale volontà, formalmente approvata, va comunicata ai sindaci degli altri comuni. Le modalità di comunicazione dipendono esclusivamente dalla convenzione che deve essere letteralmente rispettata (in genere notifica della delibera o di una comunicazione oppure semplice trasmissione della delibera o di una comunicazione). Dalla data di ricezione della comunicazione da parte degli altri comuni inizia a decorrere il termine di preavviso previsto in convenzione (120 giorni; 30 giorni; due mesi; ecc.) poi il comune recedente trasmette la documentazione necessaria a questi uffici. Il recesso unilaterale di uno o più comuni produce lo scioglimento anticipato dell’ intera sede di segreteria comunale, con decorrenza dalla presa d’atto da parte del Ministero dell’Interno ex Ages e da tale data cessano gli effetti giuridici della convenzione. La cessazione degli effetti giuridici produce le stesse conseguente già descritte nell’ipotesi di scioglimento per scadenza naturale.
5) Assenza del segretario titolare: supplenza e reggenza.
La procedura è disciplinata dai seguenti atti:
Ø Deliberazione n. 4/3 del 16/3/1998 del CDA Nazionale;
Ø Deliberazione n. 9/6 del 7/5/1998 del CDA Nazionale;
Ø Deliberazione n. 150 del 15/7/1999 del CDA Nazionale;
Ø CCNL Integrativo sottoscritto il 13/1/2009.
Le richieste di reggenza e supplenza da parte degli Enti interessati vanno effettuate utilizzando i